個人情報の取扱いについて

１．個人情報の利用目的

　当法人は、業務をご依頼いただく組織・団体様からお預かりする個人情報を取扱うにあたり、次の通り利用目的を特定し、公表又はご本人様に通知し、原則として特定した目的以外に利用しないこととします。
　また、特定された目的以外で個人情報を取得、利用させていただく場合は、利用目的、方法等をご連絡し、ご本人の同意を得た上で行なうこととします。

（１）業務をご依頼いただく組織・団体様、当法人の実施する事業に関わる方からお預かりする個人情報

• 地域政策、社会政策、産業政策に係わる受託調査や自主研究による政策提言を行うため
  （具体的には、アンケートラベルの作成、委員会資料の作成、印刷物等の発送など）
• 地域課題等の情報の収集提供・セミナーの開催、講師の紹介を実施するため
  （具体的には、ヒアリング対象者の報告、セミナー参加者の名簿作成・連絡、チラシ等への講師のプロフィールの記載など）
• 上記事業を遂行するための連絡等のため
  （具体的には、メールの発信、郵便物の発送など）
• 当法人の情報をご提供するため
  （具体的には、メールマガジンの発信など）
• お問い合せ及び資料請求等に対応するため
  （具体的には、様々な要件に関わるメールでのご回答、資料等の発送など）

• 当法人が主催、協賛する各種セミナー等のご案内をするため
  （具体的には、メールマガジンの発信など）

• 当法人への顧客満足等のアンケート実施のため
  （具体的には、受託案件の取り組みに対する当法人の印象等を伺うアンケートなど）

• 業務を円滑に実施する社会慣例に対応するため
  （具体的には、年賀状、事務所移転や人事異動等のご案内の発送など）

 （２）人事関連の個人情報

• 職員の採用選考のため
  　(具体的には、選考日など応募者への通知や、選考活動、選考結果の通知など)

• 職員の雇用管理のため
  　(具体的には、報酬の支払、社会保険関係の手続、福利厚生の提供、法律上要求される諸手続など)

２．個人情報の第三者への提供について

当法人でお預かりした個人情報は、以下の場合を除き、本人の同意なしに、第三者へ提供することはございません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

３．個人情報の委託について

当法人では、上記の利用目的の達成のために、お預かりした個人情報を第三者に委託することがございます。個人情報を委託する場合には、個人情報に対する十分な安全対策を実施している者を選考し、指導・管理を実施し、個人情報を適切に取扱います。

４．安全管理措置について

当法人では、JIS Q 15001:2017 個人情報保護マネジメントシステムの要求事項に基づき、個人情報保護の体制を構築し、個人情報(当法人が取得し、又は取得しようとしている個人情報を含む)、個人データ(当法人が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当法人が個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む)について、以下の安全管理措置を講じています。

【基本方針の策定】 個人データの適正な取り扱いを確保するため、「法令・規範の遵守」、「個人情報の取得、利用」、「個人情報の管理と保護、提供」、「開示、訂正、追加、削除、利用停止等の請求への対応」、「問合せ・苦情への対応」、「個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善」について個人情報保護方針を策定しています。

【個人データの取扱いに関する規律の整備】 個人データの収集・入力、移送・送信、利用・加工、保管・バックアップ、消去・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者、取扱者の限定、安全管理措置等の取扱規程を策定しています。

【組織的安全管理措置】 個人情報の安全管理に関する責任者として個人情報保護管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う職員および取り扱う個人データの範囲を明確化しています。 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施しています。また、個人情報保護監査責任者を設置し、定期的に内部監査を実施するとともに、外部の者による監査も行っています。 個人情報の紛失、漏えい等の事故および規程等に違反する事象が発生し又はその兆候を把握した場合、個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。

【人的安全管理措置】 教育責任者を設置し、個人情報の取扱いや保護に関する教育計画を策定し、定期的に役職員に対し研修を実施しています。 人情報保護に関する法令や内部規定に違反した場合の懲戒を定めた就業規則等を制定し、職員と個人データを含む秘密保持契約を締結しています。

【物理的安全管理措置】 来訪者や職員の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。 個人データを取り扱う機器、電子媒体等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。 個人データの削除および機器、電子媒体等の廃棄として、容易に復元できない手段によるデータ削除、個人データが記載された書類等の廃棄又は記録された機器等の物理的な破壊等を行っています。

【技術的安全管理措置】 アクセス制御を実施し、担当者および取り扱う個人情報等の範囲を限定しています。 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス等から保護する仕組みを導入しています。

５．WEBサイトにおける個人情報の取扱い

当法人のWebサイトでは、一部にCookie（クッキー）という技術を利用しています。クッキーはお取引先様のコンピューターを識別することはできますが、お取引先様が個人情報を入力しない限りお取引先様個人を識別することはできません。当法人のWebサイトを通じてお取引先様からの個人情報をご提供いただく場合は、通信途上における第三者の盗聴等を防止するため、SSL(Secure Socket Layer)による暗号化又はこれに準ずるセキュリティ技術を使用しております。

６．録音、録画等について

当法人では、お取引先様等からのご依頼やご要望等を正確に把握し対応するため、通話内容を録音させて頂く場合があるほか、法令に基づきまたは防犯・安全管理のため、画像を記録させていただく場合がございます。これら録音、録画された個人情報は、利用の必要がなくなり次第、速やかに消去いたします。

７．個人情報の開示等に関するお問い合わせ・ご相談窓口及び個人情報に関する苦情・問い合わせ窓口

公益財団法人　山梨総合研究所
個人情報に関する苦情・問い合わせ窓口　個人情報窓口
住所： 〒400-0031 山梨県甲府市丸の内1-8-11 八光地産ビル
Tel：055-221-1020
受付時間：9：00～18：00（平日のみ）
E-Mail：

８．事業者の名称及び個人情報保護管理者

事業者の名称：公益財団法人 山梨総合研究所
個人情報保護管理者：村田俊也